發(fā)開(kāi)發(fā)信是很多外貿(mào)人員開(kāi)發(fā)客戶的基本手段。
開(kāi)發(fā)信，就是發(fā)給潛在客戶、推廣公司產(chǎn)品的電子郵件。發(fā)開(kāi)發(fā)信并不是件容易的事情，能否制作一封合格的開(kāi)發(fā)信，然后正確地發(fā)送都直接影響到開(kāi)發(fā)信的效果，搞不好事倍功半，甚至做了無(wú)用功都是有可能的；反之，事半功倍，客戶源源不斷。
一、寫開(kāi)發(fā)信常見(jiàn)的若干錯(cuò)誤
1．郵件篇幅過(guò)長(zhǎng)
客人的時(shí)間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件。換位思考下，如果一個(gè)不認(rèn)識(shí)的人發(fā)了一封又長(zhǎng)又臭的郵件給你，英語(yǔ)表述又不好，還加了好幾M的附件，你會(huì)不會(huì)認(rèn)真去看？
很多老外的時(shí)間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時(shí)間用來(lái)處理E-mail，很多長(zhǎng)篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會(huì)被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。
很多采購(gòu)商，他們一般處理每一封郵件的時(shí)間是2～3秒。重要的郵件，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)；不是太重要的，會(huì)在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時(shí)間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。
2．沒(méi)有明確的主題
一個(gè)不明確的主題，會(huì)讓客人根本沒(méi)興趣去打開(kāi)陌生人的郵件。這個(gè)就需要經(jīng)驗(yàn)了，內(nèi)容要言簡(jiǎn)意賅，能直接吸引客人通過(guò)主題去點(diǎn)開(kāi)郵件。至于他看了以后有沒(méi)有反應(yīng)，就要看實(shí)際情況和內(nèi)容的功力了。所以如何把主題寫好，讓客人知道這是封推銷信，還是要忍不住打開(kāi)看看，就要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)判斷了。
3．長(zhǎng)篇大論的公司介紹
在開(kāi)發(fā)信里要不要寫公司介紹呢？這個(gè)要視具體情況而定。如果你的公司有突出的優(yōu)勢(shì)，可以寫，但是最好一筆帶過(guò)就可以了?？梢赃@樣寫：We supply Vacuum Tube Solar Water Heater with high quality at competitive price.Hope to cooperate with you!
簡(jiǎn)單一點(diǎn)，一兩句話點(diǎn)到重點(diǎn)，吊起對(duì)方的興趣，讓他反過(guò)來(lái)問(wèn)你各種問(wèn)題，你的目的就達(dá)到了。做業(yè)務(wù)久了你會(huì)發(fā)現(xiàn)，很少有客人每封郵件都長(zhǎng)篇大論的，即使有，也是極少數(shù)的特例，或者是要確認(rèn)一些細(xì)節(jié)之類的。
4．愛(ài)炫耀英文水平
有些外語(yǔ)水平高的外貿(mào)業(yè)務(wù)員喜歡把文字寫得很出彩，各種語(yǔ)法從句層出不窮，還喜歡用冷僻詞，讓人理解都需要老半天。
真正的高手是要把最復(fù)雜的東西用最簡(jiǎn)單的文字表達(dá)出來(lái)的，全部用最簡(jiǎn)單的句子、最簡(jiǎn)單的詞匯，讓小學(xué)生都能看懂。需要多學(xué)多模仿客人的郵件，用最簡(jiǎn)單的詞匯來(lái)表達(dá)你要表達(dá)的東西。外貿(mào)函電的精髓就是，“簡(jiǎn)單，簡(jiǎn)單再簡(jiǎn)單”，能用一個(gè)詞表達(dá)的絕對(duì)不用兩個(gè)詞或短語(yǔ)，能用一句話寫清楚的，絕對(duì)不寫兩句。只要做到“簡(jiǎn)潔、清楚、準(zhǔn)確”，就是一封好的E-mail。
5．喜歡用奇奇怪怪的字體
很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體、顏色，甚至放大、加粗，再用斜體等。經(jīng)常給老外寫E-mail的人會(huì)發(fā)現(xiàn)，客人很少會(huì)用奇怪的字體或者粗體，甚至全部大寫來(lái)寫郵件，除了少數(shù)的尼日利亞、非洲客人，我還沒(méi)遇到過(guò)別的喜歡用奇特字體的客戶。
歐美人一般比較常用的字體就是以下幾種：Arial、Verdana、Calibri、Times New Roman，也有一些用Tahoma字體的，但相對(duì)少一點(diǎn)。一部分臺(tái)灣和香港客人會(huì)用PMingLiU這種字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍(lán)色。
字體、字符、字號(hào)一定要統(tǒng)一，除非特別強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容，不要用特殊顏色和形體。一般客人在郵件里特別加粗、大寫，或者用紅色標(biāo)注的，肯定是特別強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容。比如有個(gè)客人的郵件如下：
Dear C，
Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.
Thanks.
Rio
這就很明顯了，客人用大寫的目的是為了提醒并強(qiáng)調(diào)，必須周末前寄出。這封郵件很簡(jiǎn)單，可能你不太容易忽視，但是如果一封很長(zhǎng)的郵件，里面詳細(xì)確認(rèn)各種規(guī)格的時(shí)候，突然加了一句要你周末前寄樣品，是很容易被忽略的。
6．段落之間不隔行
段落之間不隔行的開(kāi)發(fā)信也容易看得人頭昏眼花，字全部都湊在一起，讀起來(lái)太累，也就不會(huì)讀了。
7．主動(dòng)語(yǔ)態(tài)用得太多
英文信函中，如果你仔細(xì)琢磨老外的行文方式，很少會(huì)充滿We、I之類的人稱，相反要多用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。
比如說(shuō)，我們明天會(huì)寄你樣品。中國(guó)人喜歡說(shuō)We’ll send you the samples tomorrow。這句話沒(méi)錯(cuò)，語(yǔ)法正確，意思清楚，但是老外就不喜歡這樣說(shuō)。他們通常會(huì)這樣寫Samples will be sent to you tomorrow。用得是被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，人稱就沒(méi)有了。
8．經(jīng)常會(huì)問(wèn)一些毫無(wú)意義的話
比如Do you want our products？這句話被我列為最無(wú)用疑問(wèn)句排行榜第一名。如果客人說(shuō)No，你怎么回復(fù)？本身你是去推銷的，你希望客人感興趣，你要引起客人的興趣。這句話就等于一下子就把客人逼到了絕路上，一定要說(shuō)是或者否。
還有諸如Are you interested in our products? Are you sourcing for×××?How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 這些都是毫無(wú)意義的話。
再比如說(shuō)“我知道你有固定供應(yīng)商，但請(qǐng)你保留我的郵件，也許你有一天用得上……”，這類的話都可以刪掉。最好的辦法就是什么都不寫，但是讓他有那么一刻的猶豫，是不是先存一下這封郵件。這就是你字里行間需要把握的地方。
開(kāi)發(fā)信還是要直接一點(diǎn)，告訴客人你是誰(shuí)，你做什么，你的優(yōu)勢(shì)在哪里。只要清楚表述出這三點(diǎn)，就完全足夠了。其他的東西可以以后慢慢談。
9．喜歡用附件和圖片
附件和圖片并不是不好，但是第一次發(fā)開(kāi)發(fā)信的時(shí)候如果有附件或者插入了圖片，很容易被國(guó)外的服務(wù)器攔截。很多人喜歡第一次聯(lián)系客人的時(shí)候就使用報(bào)價(jià)單，或者打包很多產(chǎn)品圖片，或者發(fā)電子樣本給客人，這樣的成功率并不高，不是被默認(rèn)為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只有一種情況除外，當(dāng)你收到一個(gè)新客人的詢價(jià)的時(shí)候，那你回復(fù)的時(shí)候，就可以插入報(bào)價(jià)單或者圖片了。
第一次聯(lián)系客人的時(shí)候最好全文本，不要出現(xiàn)任何的圖片和附件。即使收到客人詢價(jià)后第一次報(bào)價(jià)，如果不是客人指定，盡量避免用excel或word附件，最好是直接在郵件里寫明?？梢赃@樣寫：
Item: Solar lantern with soft handle
Model No.: HBC-294847/KTDescription: …… (把詳細(xì)的規(guī)格寫清楚)
Package: color box
MOQ: 1 000 pcs/ctn: 20 pcs/ctn
Size: 50*40*60cm
GW/NW: 20kg/18kg
Q'ty/20': ……pcs; Q'ty/40': …… pcs
Loading port: Shenzhen
Payment terms: T/T，L/C，D/P，etc.
Valid time: 60 days
FOB Shenzhen: USD2.39/pc
CIF Valencia: USD2.45/pc
以上是舉例寫的，只是想說(shuō)明一點(diǎn)，報(bào)價(jià)單少用，盡量用文字描述清楚，然后在附件里添加一張500K以下的清楚圖片就可以了。這樣做的好處是，避免很多犯懶的客人不去點(diǎn)開(kāi)附件中的word或excel報(bào)價(jià)單，防止客人把你的報(bào)價(jià)單隨便轉(zhuǎn)給別人套價(jià)格。如果客人要你報(bào)很多款產(chǎn)品，沒(méi)法全部在郵件里寫清楚的時(shí)候，那就只能用word或excel做報(bào)價(jià)單了，但是最好在完成的時(shí)候生成PDF格式，這樣就不容易改。因?yàn)楹芏嗬贤獗容^懶，你辛辛苦苦花了大半天時(shí)間做個(gè)完整的報(bào)價(jià)單給他，他只要?jiǎng)h掉其中price這欄，就會(huì)把它轉(zhuǎn)給別的供應(yīng)商報(bào)價(jià)。
10．喜歡插入U(xiǎn)RL鏈接
很多朋友在寫開(kāi)發(fā)信的時(shí)候，總是會(huì)在內(nèi)容里加上自己公司的網(wǎng)址，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做的話，同樣有很大的概率被服務(wù)器攔截。最好在客人回復(fù)后，第二次給他寫郵件的時(shí)候插入這些。
11．語(yǔ)氣過(guò)于生硬
其實(shí)郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和面對(duì)面的交談或者電話溝通是完全不一樣的?？匆痪湓?ldquo;Pls give me reply today”，這句話如果面對(duì)面講，客人不會(huì)覺(jué)得有什么問(wèn)題，會(huì)很高興說(shuō)OK，或者NO problem；如果電話里說(shuō)，也不會(huì)有大問(wèn)題；但如果放在郵件里，是不是略微生硬了一點(diǎn)呢？如果改成“Could you give me reply today?”用的是疑問(wèn)句，加上could、help這樣的字眼顯得十分委婉，但是又明確表達(dá)了你希望今天得到答復(fù)的準(zhǔn)確意愿。這樣不是更好嗎？
所以“please、help、kindly、could、thank you、appreciate”這樣的話在郵件來(lái)往中是很普遍的。除非你和客人已經(jīng)非常熟了，偶爾客套一下即可。
12．郵件發(fā)送時(shí)間及頻率
那些奮戰(zhàn)在周末的外貿(mào)SOHO辛苦了，但是，我建議你們別再在周六日發(fā)開(kāi)發(fā)信了，不是說(shuō)完全沒(méi)有機(jī)會(huì)，但是能得到回應(yīng)的概率太低了。那些兩三天一封，甚至一天一封，一天不止一封開(kāi)發(fā)信的，收到過(guò)幾次之后，一般會(huì)被拉到黑名單，無(wú)他，太煩了。
二、如何寫出一封實(shí)用的開(kāi)發(fā)信
1．使用正確的郵件主題
開(kāi)發(fā)信最重要的一點(diǎn)就是郵件的標(biāo)題，好的標(biāo)題能提升20倍的回復(fù)率。不論你是賣什么或是推廣什么，第一步就是吸引訂閱者的興趣，而不是讓人隨手刪掉。正確的主題能夠吸引收件人打開(kāi)你的郵件，錯(cuò)誤的主題會(huì)讓你錯(cuò)過(guò)機(jī)會(huì)。不要用公司名稱或其他亂七八糟的詞匯，就用你的產(chǎn)品名稱或者收件人做的產(chǎn)品的名稱，外加你最大的優(yōu)勢(shì)，每個(gè)單詞的第一個(gè)字母大寫，不要全用大寫或小寫，例如：Newest Styles Baby Clothing。
我們每天也會(huì)收到很多別人的開(kāi)發(fā)信，不要直接刪除。我們完全可以研究、學(xué)習(xí)別人開(kāi)發(fā)信的寫法，好的地方可以借鑒，不好的地方就避免，這樣慢慢就會(huì)提高制作開(kāi)發(fā)信的水平。
2．使用適當(dāng)?shù)姆Q呼
如果知道收件人的名字，就可以使用Dear ××之類的稱呼，如果不知道收件人的名字，可以直接使用Hi或者Hello，不要用Dear Sir or Madame之類的模糊統(tǒng)稱。
3．郵件的第一句話一定要能引起收件人的興趣
郵件的第一句話要寫得精彩，以便讓收件人能夠有興趣讀下去。至于如何讓收件人感興趣，那就要你根據(jù)買家的需求，總結(jié)你所能為買家提供而他所不能拒絕的東西。用一句話來(lái)表明你可以向他提供他所需要的東西，不要
