報(bào)價(jià)單,是新人接觸外貿(mào)時(shí)必須用功的對(duì)象，也是新人實(shí)操過程中最關(guān)心的問題。很多新人總會(huì)請(qǐng)教：報(bào)價(jià)單如何做？如何完善報(bào)價(jià)單？甚至發(fā)帖：“跪求報(bào)價(jià)單模板”！想快速成就精美而專業(yè)的報(bào)價(jià)單，但心急吃不了熱豆腐，做出來的報(bào)價(jià)單效果并不是那么理想。
報(bào)價(jià)單之所以精美專業(yè)，是由于它的針對(duì)性、完整性和美觀性，涉及的內(nèi)容和注意的事項(xiàng)比較多，這些也直接決定了報(bào)價(jià)單的復(fù)雜性；更何況，報(bào)價(jià)單涉及到其他公司的商業(yè)秘密，他人也不會(huì)輕易分享自己的報(bào)價(jià)單，另外，由于行業(yè)、公司、產(chǎn)品以及客戶等因素的不同，報(bào)價(jià)單的具體內(nèi)容也是不盡相同的，所以，對(duì)于新人來說，速成確實(shí)難以達(dá)到很好的效果，還是需要新人耐心研究后設(shè)計(jì)出適合自己的報(bào)價(jià)單，這才更加實(shí)在。
我們先來看看專業(yè)的報(bào)價(jià)單具有的意義和作用。
報(bào)價(jià)單是商業(yè)行為文件，包括報(bào)價(jià)單的頭部、產(chǎn)品基本資料、產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、價(jià)格條款、數(shù)量條款、支付條、質(zhì)量條款、交貨期條款、品牌條款、原產(chǎn)地條款、報(bào)價(jià)單附注的其他資料等，它作為供應(yīng)商給客戶的報(bào)價(jià)載體，經(jīng)常被用于回復(fù)客戶詢盤。所以，報(bào)價(jià)單的是作為價(jià)格來往的媒介，它已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越其字面的意義，它間接關(guān)系到客戶對(duì)你的專業(yè)度印象以及對(duì)你公司的專業(yè)度印象，對(duì)你和你的公司都有著深刻的作用——能夠幫供應(yīng)商說話。
主要體現(xiàn)在下面幾方面：
一是提供詳細(xì)、規(guī)范的產(chǎn)品信息。客戶來詢盤，請(qǐng)給我報(bào)價(jià)某某產(chǎn)品，但是對(duì)于我們卻絕對(duì)不能僅僅是在郵件里報(bào)個(gè)價(jià)這么簡(jiǎn)單，還要將產(chǎn)品的圖片型號(hào)尺寸包裝付款方式等等在報(bào)價(jià)單中體現(xiàn)，這些信息細(xì)致全面，一目了然，才能對(duì)客戶有吸引力。
二是方便客戶統(tǒng)計(jì)和匯總資料。客戶會(huì)對(duì)來自不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單進(jìn)行比較篩選并選擇入圍的目標(biāo)對(duì)象，并將結(jié)果遞交給做有權(quán)做最終選擇和決定的人，如果你的報(bào)價(jià)單下載下來就可以用，那么你被選中并且被傳閱的概率就大大提高了。
三是方便客戶歸檔，作為備忘再次使用。好的報(bào)價(jià)單不一定在第一輪采購(gòu)中獲得青睞（別人可能做得比你好），但是只要你唄客戶選中并歸檔成為備忘的目標(biāo)，那么你可能在接下來的采購(gòu)中成為客戶聯(lián)系的對(duì)象。
外貿(mào)報(bào)價(jià)單的樣式有這幾種：
一、圖片式報(bào)價(jià)單
這個(gè)是目前大家常用的報(bào)價(jià)方式也是我重點(diǎn)推薦的，其實(shí)就是將產(chǎn)品圖片、產(chǎn)品名稱，型號(hào)，價(jià)格，包裝、交貨期等重要內(nèi)容都放在一起，讓客戶在看到產(chǎn)品圖片時(shí)也同時(shí)看到價(jià)格，價(jià)格和產(chǎn)品圖片對(duì)應(yīng)在一起，相信肯定能給客戶留下深刻印象。新人剛開始接觸外貿(mào)，可以先從這個(gè)樣式入手。
二、對(duì)比式報(bào)價(jià)單
這里講對(duì)比，分兩個(gè)方面：一是將本公司的相同產(chǎn)品不同時(shí)期的價(jià)格或者不同產(chǎn)品的價(jià)格做個(gè)對(duì)比，給客戶多樣的選擇，以便留住客戶。二是將本公司的報(bào)價(jià)和其他公司的報(bào)價(jià)放在一起，讓客人進(jìn)行比較，但一定要選對(duì)參照公司，最好選擇本行業(yè)的龍頭企業(yè)進(jìn)行參照，再根據(jù)自己公司的產(chǎn)品質(zhì)量和市場(chǎng)定位制定自己的價(jià)格。這個(gè)要求大家對(duì)產(chǎn)品的市場(chǎng)情況非常熟悉，一般是外貿(mào)有經(jīng)驗(yàn)者用的報(bào)價(jià)樣式。
三、分析式報(bào)價(jià)單
這種報(bào)價(jià)樣式要求你給客戶的不僅是報(bào)價(jià)，還有關(guān)于產(chǎn)品的一些分析，比如說：國(guó)外市場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)、所需證書、淡季旺季，主要用來開發(fā)新的市場(chǎng)領(lǐng)域，帶有勸誡客戶接受自己產(chǎn)品的暗示，所以不適合新手，一般是外貿(mào)老鳥給老客戶偶爾使用的報(bào)價(jià)樣式。
四、分割式報(bào)價(jià)單
舉個(gè)例子：HUAWEI P9 (Netprice):$599 FOB Shenzhen
Above price including all following items:
1.Charge:價(jià)格
2.Leica canera：價(jià)格
3.Travel charge:價(jià)格
4.Ear charge:價(jià)格
5.Leather pouch:價(jià)格
6.Hands free kit:價(jià)格
7.Micro SD & 8GB Memory Card:價(jià)格
8.Bluetooth Headset:價(jià)格
這就是分割式報(bào)價(jià)單，將價(jià)格組成寫清楚，讓客戶一目了然。這種報(bào)價(jià)樣式適合于開發(fā)新客戶，一般在第一次報(bào)價(jià)之后客戶抱怨價(jià)格貴了再次報(bào)價(jià)時(shí)使用。不推薦第一次報(bào)價(jià)時(shí)使用，工作量太大了，沒經(jīng)驗(yàn)的新人慎用。
新人在做報(bào)價(jià)單之前，一般需要在報(bào)價(jià)前做好充分的準(zhǔn)備，首先，要認(rèn)真分析客戶的購(gòu)買意愿，了解他們的真正需求；其次，作好市場(chǎng)調(diào)研工作，了解市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)及市場(chǎng)趨勢(shì)的分析和預(yù)測(cè)，然后再確定以何種樣式來做報(bào)價(jià)單，我們現(xiàn)在以圖片式報(bào)價(jià)單為例，說說在制作報(bào)價(jià)單時(shí)應(yīng)該注意的內(nèi)容：
1.在回復(fù)客戶的郵件正文里放上一些關(guān)鍵內(nèi)容，例如產(chǎn)品符合客戶市場(chǎng)、公司的優(yōu)勢(shì)、產(chǎn)品賣點(diǎn)或總價(jià)格等，這些都是引子，讓客戶有打開報(bào)價(jià)單的興趣。
2.報(bào)價(jià)單的命名可以是公司名稱加產(chǎn)品名稱，保證客戶到時(shí)候能夠知道這份報(bào)價(jià)單是什么產(chǎn)品的報(bào)價(jià)單，來自于哪個(gè)公司。
3.在報(bào)價(jià)單里抬頭部分，公司的信息，包括公司的名稱，LOGO，這個(gè)要有的，LOGO就是一個(gè)公司形象的標(biāo)志，也是對(duì)一個(gè)賣家專業(yè)度的展現(xiàn)。一個(gè)國(guó)外的采購(gòu)商每天會(huì)收到上百封的供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，甚至有些中間商還會(huì)把供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單拿給他的下家去看，LOGO會(huì)加深買家對(duì)您公司的印象，也會(huì)給報(bào)價(jià)單整體的專業(yè)度加分。另外，也要加入自己的公司電話，傳真，郵箱，以及公司的一些理念，口號(hào)，這是用來提升形象的一種方法。
4.如果允許，可以在此部分做公司簡(jiǎn)介，突出優(yōu)勢(shì)，例如專業(yè)生產(chǎn)多少年，拿到過那些認(rèn)證等等，把公司辦公室的圖片，工廠的圖片，車間的圖片都放上。當(dāng)然凡是出現(xiàn)圖片的都要打上水印。
5.TOWHO，這個(gè)報(bào)價(jià)單是為誰(shuí)準(zhǔn)備的？一定要在報(bào)價(jià)單中體現(xiàn)買家的公司名稱、聯(lián)系人的姓名、電話，這是對(duì)買家的尊重。同時(shí)，加上報(bào)價(jià)單制作時(shí)間和有效期等信息，這些都是便于客戶匯總整理的信息，也方便于日后自己對(duì)已經(jīng)報(bào)價(jià)客戶通過報(bào)價(jià)單管理。
6.制作報(bào)價(jià)表格，介紹產(chǎn)品。一般是在excel表格里制作，當(dāng)然，也可以在word文檔里邊，表格的大小形狀等參數(shù)要參考產(chǎn)品的圖片而定，然后將每一產(chǎn)品的圖片都按循序穿插好，根據(jù)圖片對(duì)應(yīng)產(chǎn)品的價(jià)格分別標(biāo)注清楚，主要說明產(chǎn)品的名稱，規(guī)格（材料、形狀、大小、重量、尺寸、顏色等），包裝，認(rèn)證或者其他備注信息等。
7.加入案例產(chǎn)品的描述，假如客戶要了你介紹產(chǎn)品里邊的幾款產(chǎn)品，那么你要對(duì)其中一款產(chǎn)品的包裝，認(rèn)證，具體參數(shù)，優(yōu)勢(shì)，標(biāo)準(zhǔn)，成分，用途等描述清楚，給客戶有個(gè)參考，其他的產(chǎn)品大概情況也是這樣。
8.產(chǎn)品賣點(diǎn)，比如你可以告訴客戶，你的產(chǎn)品為什么值這個(gè)錢。重點(diǎn)突出優(yōu)于競(jìng)品中的優(yōu)點(diǎn)，最常見的是產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)，服務(wù)優(yōu)勢(shì)，利潤(rùn)優(yōu)勢(shì)或感情優(yōu)勢(shì)。
9.結(jié)尾部分一般是對(duì)公司產(chǎn)品打樣費(fèi)用打樣時(shí)間，交貨期，運(yùn)輸方式，交易條例，付款方式，裝箱量等等情況進(jìn)行補(bǔ)充說明。這里特別要強(qiáng)調(diào)——報(bào)價(jià)有效期，很多時(shí)候被忽略了，但產(chǎn)品的成本會(huì)受原材料，人工等很多因素的影響，當(dāng)初的報(bào)價(jià)現(xiàn)在再來做很可能要虧本，這時(shí)如果沒有約定一個(gè)報(bào)價(jià)有效期的話，很容易使我們陷入被動(dòng)地位。
制作專業(yè)報(bào)價(jià)單，幾大要點(diǎn)一定要注意：
1.報(bào)價(jià)單要圖文并茂
給客戶報(bào)價(jià)時(shí)一定謹(jǐn)記,客戶永遠(yuǎn)都是懶惰的，所以企業(yè)的報(bào)價(jià)單一定要讓客戶一眼就知道這是什么產(chǎn)品，價(jià)格是多少。都知道，圖片的“吸睛”效果超過文字，并且圖片更加形象，更加具體，報(bào)價(jià)單最好能夠圖文并茂，更好地吸引客戶眼球。因此，學(xué)點(diǎn)photoshop作圖技巧還是不錯(cuò)的（不會(huì)的可以交流，我會(huì)點(diǎn)，所以我對(duì)圖片要求比較嚴(yán)格），可以在快速的時(shí)間內(nèi)按照要求修改好圖片。
2.提供至少兩種格式的報(bào)價(jià)單。
第一種為excel表格（word文檔）形式的，這是供客戶修改使用的，但是由于office辦公軟件版本的差別，可能打不開，所以還需提供一個(gè)pdf版本。pdf版比較正規(guī)，是標(biāo)準(zhǔn)的文書，要是有可能，最好再提供一個(gè)圖片版，萬一客戶即打不開excel，又沒有pdf瀏覽器，就要寄希望于這張圖片了。無論提供的什么文件格式，發(fā)之前必須預(yù)覽，保證客戶拿到手可以直接打印使用，在郵件最后部分寫上：詳細(xì)報(bào)價(jià)資料請(qǐng)參見附件中的文件，我提供了幾種格式，excel/word，PDF，JPRG，視您的電腦軟件情況選擇最合適的格式，而且我都已經(jīng)排好版，您可以直接下載打印使用。
3.控制報(bào)價(jià)單的大小。
大多數(shù)外貿(mào)企業(yè)都有自己的企業(yè)郵箱，但是這些企業(yè)郵箱的容量一般不會(huì)很大，如果報(bào)價(jià)單太大的話，很有可能還沒有到客戶的郵箱就被退回來了。即使客戶使用的是Gmail、Yahoo等無限容量的公共郵箱，也要控制附件的大小，因?yàn)橄螺d比較耗時(shí)間?？傊?，一句話就是超過2MB的附件，千萬不能直接用Email直接發(fā)送。
4.要注意細(xì)節(jié)問題。
“細(xì)節(jié)決定成敗”，外貿(mào)企業(yè)報(bào)價(jià)的時(shí)候更是要把關(guān)細(xì)節(jié)，報(bào)價(jià)的有效期，報(bào)價(jià)是否含稅，報(bào)價(jià)是否包含相關(guān)輔料配件等等都是需要重點(diǎn)關(guān)注的細(xì)節(jié)問題，特別是專業(yè)術(shù)語(yǔ)，那些縮寫的詞匯，比如價(jià)格術(shù)語(yǔ)，你報(bào)的是一種什么價(jià)格，F(xiàn)OB or CIF or CNF？這個(gè)可不能含糊，我自己就在這方面吃過虧，所以細(xì)節(jié)都要了解清楚后多做檢查。
5.注意排版布局。
報(bào)價(jià)單整體排版要求簡(jiǎn)約整齊，表格的使用注意劃分功能區(qū)域，格式字體要協(xié)調(diào)；內(nèi)容方面要簡(jiǎn)單易懂，不求賣弄英文語(yǔ)法能力，注意好分段，不要出現(xiàn)很多文字一大段的情況，用不同的顏色文字標(biāo)記不同的重點(diǎn)，加上圖片，圖文交叉，可以做出一個(gè)非常漂亮的報(bào)價(jià)文件。
俗話說：有一千讀者就有一千個(gè)哈姆雷特，報(bào)價(jià)單也一樣，在行業(yè)細(xì)分和產(chǎn)品的多樣化下，一千個(gè)業(yè)務(wù)員眼中就有一千種報(bào)價(jià)單形式，要想做出符合自己行業(yè)和產(chǎn)品的報(bào)價(jià)單，而且又是客戶滿意的報(bào)價(jià)單，新人要有耐心，在多次制作的過程中，不斷完善報(bào)價(jià)單的細(xì)節(jié)，而不是照搬別人的模板。
